Στην εποχή που ο χρόνος γίνεται όλο και πιο πολύτιμος, το χρονικό διάστημα που αφιερώνει κανείς για να τσεκάρει/απαντά e-mails γίνεται όλο και πιο μεγάλο. Ειδικά αν συνυπολογίσουμε και τη λειτουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν πια τα social media, θεωρούνται πιο άμεσα και ιδανικά όχι μόνο για προσωπικές αλλά πλέον και για επαγγελματικές επαφές. Ποιός δεν θα ήθελε να βρει έναν τρόπο να εξοικονομήσει χρόνο αλλά να μην κόψει από την ουσία;
Αν ο καθένας σκεφτόταν για την ηλεκτρονική επικοινωνία με τον ίδιο τρόπο, η πρόταση που ακολουθεί από το περιοδικό Atlantic δεν θα θεωρούνταν απότομη ή αγενής. Εδώ είναι οι βασικές κατευθυντήριες γραμμές της. Μη βιαστείτε να τις κατακρίνετε, αν δεν τις έχετε υιοθετήσει μέχρι τώρα, απλά σκεφτείτε αν τελικά θα σας έκαναν τη ζωή πιο εύκολη…
-
Μη χρησιμοποιείτε κλείσιμο.
«Φιλικά»; «Ευχαριστώ εκ των προτέρων»;
Τίποτα από τα παραπάνω. Μπορείτε να γράψετε το όνομά σας, εάν το αισθάνεστε πάρα πολύ γυμνό ή απότομο να μην έχει κάτι εκεί κάτω. Αν και δε θα ‘πρεπε…
-
Μη χάνετε χώρο και χρόνο με χαιρετισμούς.
Πόση ώρα σας παίρνει να διαλέξετε αν το «Αγαπητέ» ή το «Γεια σου» ή το «[όνομα του παραλήπτη]!» είναι πιο κατάλληλο. Απλά μπείτε κατευθείαν στο θέμα. Γράψτε το όνομα του παραλήπτη, μόνο αν πρέπει. Βέβαια, μην ξεχνάτε ότι περισσότεροι άνθρωποι γνωρίζουν ήδη τα ονόματά τους.Πιθανότατα ήδη γνωρίζουν και το δικό σας.
Οι χαιρετισμοί και τα κλεισίματα είναι απομεινάρια της χειρόγραφης επιστολής που εξακολουθούν να υπάρχουν μόνο για λόγους φαινομενικής τυπικότητας. Το να τα προσπεράσουμε μπορεί να φαίνεται απότομο ή αγενές. Αλλά συμβαίνει ακριβώς το αντίθετο. Σήμερα αγένια είναι τα μακροσκελή, επίσημα μηνύματα. Π.χ. πλατφόρμες συνομιλίας όπως το Gchat ή το Slack δεν απαιτούν τέτοιες τυπικότητες, οπότε γιατί θα φανείς αγενής αν τα αφαιρέσεις κι από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο; Είναι μια κουλτούρα που έχει καθυστερήσει η αλλαγή της.
-
Η συντομία δείχνει σεβασμό. Τρεις προτάσεις ή λιγότερες.
Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια παρέμβαση στο χρόνο κάποιου. Η αδικαιολόγητη τυπικότητα μόνο σπαταλά περισσότερο από αυτόν τον χρόνο. Και σπαταλά το χρόνο του συγγραφέα με τις ανησυχίες για το πόσο επίσημος να είναι.
Σπάνια ένα e-mail απαιτεί περισσότερο από τρεις προτάσεις. Αν συμβαίνει αυτό, μήπως πρέπει να καλέσετε σε συνάντηση αυτό το πρόσωπο ή να βγείτε μαζί του. Η κοινωνική αλληλεπίδραση είναι υγιής ενώ ο περισσότερος χρόνος που δαπανάται στο φάκελο εισερχομένων όχι.
-
Μην αφήνετε το inbox γίνει μία λίστα To-Do.
Το μυαλό μας τείνει να δίνει προτεραιότητα σε ό,τι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει νεότερο, μη αναγνωσμένο, στην κορυφή του σωρού. Ακόμα κι αν είναι κάτι καθημερινό. Ενώ αφήνουμε σημαντικές συνομιλίες (ή άλλες εργασίες μη ηλεκτρονικές) χωρίς επιτήρηση.
-
Τσεκάρετε εισερχόμενα 2-3 φορές την ημέρα.
Ναι, φαίνεται αδιανόητο. Ειδικά, αν το κάνετε περίπου 100. Όμως και η φιλοδοξία για ένα μηδενικό inbox -έναν άδειο φάκελο εισερχομένων, απόλυτα καθαρό και οργανωμένο- είναι για τους περισσότερους ανθρώπους κάποια μυθική ιδέα. Αυτή η ψυχαναγκαστική εμμονή μπορεί να είναι εντελώς αντιπαραγωγική.
Πηγή: The Atlantic
