Είναι απολύτως λογικό ορισμένες φορές, αρχεία κειμένου και spreadsheets να περιέχουν ευαίσθητες και άκρως απόρρητες πληροφορίες οι οποίες δεν θέλουμε φυσικά να πέσουν σε χέρια τρίτων. Επειδή το να τα έχουμε πάντοτε μαζί μας δεν αποτελεί λύση, ας εξετάσουμε μία ακόμα λύση: αυτή της προστασίας τους με κωδικό. Δεν μιλάμε για απλό κλείδωμα αλλά για πλήρη απαγόρευση πρόσβασης σε αυτά: αν κάποιος δεν γνωρίζει τον κωδικό, δεν μπορεί να δει το περιεχόμενό τους. Για να γίνει μάλιστα αυτό δεν είναι καν ανάγκη να χρησιμοποιηθεί κάποιο πρόσθετο πρόγραμμα, μιας που τη δυνατότητα αυτή μας τη δίνει το ίδιο το Office.
Μπορεί η προστασία ενός αρχείου του Office να φαντάζει ως κάτι δύσκολο και πολύπλοκο, ωστόσο στην πραγματικότητα πρόκειται για μια διαδικασία που ολοκληρώνεται με ελάχιστα «κλικ».
Πάμε να δούμε ποια είναι η –πανεύκολη- διαδικασία που θα πρέπει να ακολουθήσουμε σε Word και Excel προκειμένου να προστατεύσουμε αποτελεσματικά τα αρχεία μας με χρήση κωδικού.
Από το μενού του Microsoft Word (το εικονίδιο του Office ή το Αρχείο, ανάλογα την έκδοση που έχουμε) πάμε στο Προετοιμασία (Prepare) ή Πληροφορίες (Information).
Από εκεί, και πάλι ανάλογα με την έκδοση που διαθέτουμε, επιλέγουμε το Προστασία Εγγράφου / Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης ή απ’ ευθείας το Κρυπτογράφηση εγγράφου.
Στο αναδυόμενο παράθυρο που ανοίγει, πληκτρολογούμε τον κωδικό που επιθυμούμε. Θα πρέπει να έχει μήκος μέχρι 255 χαρακτήρες ενώ ο τύπος κρυπτογράφησης που χρησιμοποιείται είναι AES 128-bit.
Κατόπιν θα χρειαστεί να πληκτρολογήσουμε ακόμα μία φορά τον κωδικό μας για επιβεβαίωση και για να αποθηκεύσουμε την όλη διαδικασία, αποθηκεύουμε το αρχείο.
Την ίδια ακριβώς διαδικασία ακολουθούμε και για την αφαίρεση ενός κωδικού πρόσβασης με τη διαφορά ότι αντί να πληκτρολογήσουμε τον κωδικό όταν έρθει η ώρα, τον διαγράφουμε.